Communication

Resignation லெட்டர் எழுதுவது எப்படி

பல பேர் ரெஸ்யூமே எழுதுவது எப்படின்னும் இண்டர்வியூ அட்டெண்ட் செய்வது எப்படின்னும் டிப்ஸ் கொடுப்பதைப் பார்த்திருக்கிறோம். 

நானும் சில நாட்களில் எழுதப் போறேன். ஆனா இதெயெல்லாம் படிச்சிட்டு படிச்சதை சரியாக உபயோகப்படுத்தி வேல கெடச்சப்புறம் நீங்க செய்யற 

வேலய விடுவதற்கு கஷ்டப்படக்கூடாதுன்னுதான் இந்த பதிவு. 

மாமியார் செத்துப் போச்சு Iam the only one responsible for it என்று எழுதப்படும் லீவ் லெட்டர்கள் போல நான் பார்த்த Resignation letterகள்

நெஞ்சை நக்கும் விதத்திலும் Better Prospect என்ற காரணத்துடனும் இருக்கும். Resignation letter எழுதும்போது செய்ய வேண்டிய / செய்யக்கூடாத 

சிலவற்றை எங்கு பார்க்கலாம்.

1. லெட்டர் சுருக்கமாக இருக்குமாறு அமைக்கவும்

2. கடிதத்தில் நீங்கள் எடுத்த முடிவு யோசித்து எடுக்கப் பட்ட முடிவு, மனமாற்றத்துக்கு வாய்ப்பில்லை என்பதை Diplomatic ஆக தெரியப்படுத்தவும்.

3. காரணம் சொல்லியே ஆக வேண்டும் என்று கட்டாயம் ஏதுமில்லை.

4. எப்போதும் உங்களின் Immediate Boss / Reporting manager க்கு லெட்டரை address செய்யுங்கள், அவரிடமே லெட்டரை கொடுங்கள்.

மேனஜரின் மேனஜரிடம் நேரடியாக போகாதீர்கள், Knowledge Transfer/ Relieveing date போன்றவற்றிற்கு உங்கள் மேனஜரிடம்தான் வர வேண்டும்.

5. நீங்கள் எந்த தேதியில் வேலையில் இருந்து விடுபெற விரும்புகிறீர்கள் என்பதைத் தெளிவாக குறிப்பிடவும், இதை மேனஜரின் சாய்ஸுக்கு விடாதீர்கள்.

6. வாய்ப்புக்கு நன்றி சொல்லுங்கள்.

7. ஆனால் நெஞ்சை நக்காதீர்கள், உலகிலேயே இதுதான் சிறந்த கம்பேனி என்று கதை விடாதீர்கள், அப்படி இருப்பின் நீங்கள் Resign செய்ய வேண்டி இருந்திருக்காது.

8. ஆபிஸில் இருக்கும் பியூன் முதல் முதலாளிவரை இருக்கும் ஒவ்வொருவரையும் குறிப்பிட்டு நன்றி சொல்வது Resignation letter இல் அல்ல, அதுக்குன்னு ஒரு தனி இமெயில் அனுப்பனும்.

9. மேனேஜருக்கு ஒரு இமெயில் அனுப்பிவிட்டு பின்னர் அவரை சென்று சந்தியுங்கள், அவரும் ஓரளவுக்கு தயாராக இருப்பார். அந்த சந்திப்பில் Last day at work ஐ இருவருமாக முடிவு செய்து, அதனை லெட்டரில் குறிப்பிட்டு மேனேஜரின் கையொப்பம் வாங்கி வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.

10. கடைசியாக நீங்கள் resign செய்யும் விஷயத்தை ஆபிஸ் முழுவதும் தம்பட்டம் அடிக்காதீர்கள், மேனேஜர் அதிகாரப்பூர்வமாக அறிவித்த பின்னர் அனைவருக்கும் சொல்லுங்கள் / இமெயில் அனுப்புங்கள். IT யில் வேலை செய்பவராக இருந்தால் resign செய்வதற்கு முன் Client க்கு சொல்லாதீர்கள். Resign செய்த பின்னரும், Client க்கு நீங்கள் சொல்வதா இல்லை மேனேஜர் சொல்வதா எனபதை அவர் முடிவுக்கு விடுங்கள்.

இரு வாரங்களுக்கு முன் ஒரு நண்பரின் கேட்டதுக்காக, நான் எழுதிக் கொடுத்த லெட்டர் உங்கள் பார்வைக்கு

Hi Suresh அல்லது Dear Mr. Gates

Hope all is well with you.

Every good thing in life has an end and my stay at Mannar & Co is no exception. 

Writing this letter/ email to convey that I have decided to move on in my life, I have accepted a position 

elsewhere and would like to get relieved from my current position with Mannar & Co. Considering the 

current scenario and my personal priorities / career goals, I had to take this decision.

Would like to thank you for all your support so far and I would need your support in making

this exit smooth. I will do the Knowledge transfer and hand over things to someone in the 

next 2 weeks and would like to get relieved from this project on 25th Sept 2009. If needed,

I can help my back fill remotely without any benefits.

I have not informed Bill Gates (Client Manager) about this yet, Please let me know if I have to inform him too.

Once again, thank you very much for providing this wonderful opportunity, I really enjoyed 

working here, it was a tough decision to leave this but I had to take it to achieve my 

personal / career goals. Hope you understand. Please let me know the next steps. 

Hoping to cross career path with you in future, I remain thanking you

regards

kaipulla

இந்த லெட்டர் பத்து நிமிஷத்தில அவசர கதியில் எழுதியது, இன்னும் மெருகேற்றலாம். Your tips are welcome.

அப்புறம், இதை படியுங்க

Porkodi goes to office everyday to read and write blogs,isn't it? இந்த வாக்கியத்தில் ஒரு தவறு இருக்கிறது (சொல் குற்றம் 

மட்டுமே, பொருள் குற்றம் இல்லை) அது என்னான்னு சொல்லுங்க பாப்போம், இது பற்றி அடுத்த அழாகா ஆங்கிலம் பகுதியில் பாக்கலாம்...

அழகா இமெயில் எழுதலாம் வாங்க - பகுதி 2

பகுதி 1 இங்கே

போன பகுதியில் ID ஐ தெரிவு செய்வது, CC, BCC பத்தி பாத்தோம், இந்த பகுதியில் Subject மற்றும் Body of Emailபத்தி பாக்கலாம்.

Subject Line:
உங்கள் இமெயில் பெறுனரின் உடனடி கவனத்தைப் பெற Subject line மிக முக்கியம். இங்கே நீங்கள் இமெயிலில் சொல்லி இருக்கும் விஷயத்தை
ஒரு வரியில் சொல்லப் பாருங்கள். Appointment கேட்கும் இமெயிலுக்கு "Need a hearing from you" என அடிக்கலாம்.
சந்திப்பு நடந்த பின் Followup இமெயில் மிக முக்கியம், இதற்கு “Honored meeting you" என அடிக்கலாம். அறிமுகம் அதிகமில்லாதவருக்கு
Email from Vadivelu / Kokran Mekran company என்று அடிக்கலாம்.

Status Update on Project X, Request for Leave, Orders expected this week, Minutes of the meeting held on..
போன்றவை பெறுனருக்கு நீங்கள் சொல்ல வரும் விஷயத்தைப் பத்தி ஓரளவுக்கு சொல்லி விடும். பின்னர் இமெயிலில் விளக்குவதற்கும்
இது உதவியாக இருக்கும்.

இன்னொறு விஷயம். Priority Option / Read Receipt ஐ அடிக்கடி உபயோகப் படுத்துவதை தவிர்க்க வேண்டும். எல்லா இமெயிலுக்கும்
Priority போட்டால், இவனுக்கு வேற வேலயே இல்ல எல்லா விஷயமும் அர்ஜெண்ட்தான் என்று எண்ணிவிடுவர். எனக்கு Read reciept பார்த்தால்
எரிச்சல் வரும், உங்களுக்கும் அப்படியே என நினைக்கிறேன். மிக முக்கியமாக பெறுனர் உங்கள் இமெயிலை பெற்ற / படித்த தகவல் தேவையென்றால்
இதை உபயோகிக்கலாம் (Legal matters, time bound replies etc). எல்லா இமெயிலுக்கும் இதை உபயோகிப்பது எரிச்சலையே உண்டு பண்ணும்.

கடிதப் பகுதியை மூணு பத்திகளாகப் பிரித்துக்கொள்ளுங்கள்.
1. Ice breaker
2. Content
3. Signoff
Ice Breaker : வெட்டி ஆபிசரான எனக்கே ஒரு நாளைக்கு ஆயிரத்துக்கு மேல இமெயில் வரும், பிஸியான மக்களுக்கு 2000க்கு மேல் சர்வசாதாரணமாக
வரும்.ஒரு சிலவற்றைத் தவிர மற்ற எல்லாம் Hi / Helloஎன்றே ஆரம்பிக்கின்றனர். Hi Barrak என்றோ Hello Mr. Obama என்றோ (Hello Mr. Barrak
என்பது மரபல்ல - மறந்திருக்க மாட்டீங்கன்னு நினைக்கிறேன்) Personalized ஆக தொடங்குங்கள். ஸ்ரீராம், என்று வெறும் பெயருடன் தொடங்குவது
முறையல்ல.

உங்கள் இமெயிலை படிப்பவர் பல வேலைகளுக்கு இடையில் இருப்பார், அவரது கவனத்தை உங்கள் இமெயிலின் பக்கம் திருப்ப தனித்திருக்க வேண்டும்.
அவரைப் பற்றியோ / விடுமுறையைப் பற்றியோ ஒரு வரி எழுதுங்கள். நான் உபயோகிக்கும் சில

Hope you get this note in good health and great spirits
Hope all is well with you.
Hope you and everyone at home are doing great.
Hope you had a great vacation at Florida.
இயந்திரத்தனமான இமெயில்களையே பார்த்து பழகியவர்களுக்கு இந்த வரிகள் Refresing ஆக இருக்கும்.

2. Content : இந்த பத்தியில் சொல்ல வந்ததை ரத்தினச் சுருக்கமாகச் சொல்லுங்கள். வள வள வென்று இருக்கும் மடல் உரிய பயனைத் தராது.
பொதுவாக ஒரு இமெயிலை 2-3 நிமிடங்களுக்குள் படிக்குமாறு அமைக்க வேண்டும். சுருக்கமா சொல்லணும்னா இமெயில் படிக்கும் போது பதிவர் உ.த
நியாபகம் வரக்கூடாது.
KISS is the key to effective Emailing- Keep It Short and Simple.
அழகான ஆங்கிலம் (சும்மா ஒரு எ.கா - மொழி எதுவா வேணா இருக்கலாம்), Grammatical errors, Spelling mistakes, Punctuation 
போன்றவற்றை கவனமாகப் பார்க்க வேண்டும்.
சொன்ன விஷயத்தைப் பத்தி யார் Follow up செய்வது என்பதைத் தெளிவாக சொல்ல வேண்டும். (I will update you further on this tomorrow
/ I will update you when there is a movement / Please get back to me on this tomorrow / Please let me know once you
know more about this / 'X' will explore the options and let the group know etc)

எழுதுவதற்கு விஷயங்கள் நிறைய இருந்தால் Bullet Points / Numbers இட்டு எழுதுங்கள், பெரிய Paragraph ஐ விட இந்த முறை படிப்பதற்கு
ஏதுவாக இருக்கும்.

நீங்கள் விடுமுறையில் செல்கையில் Who will fill in for you என்பதை தெளிவாக அவரது தொலைபேசி எண் / மின் மடல் முகவரியுடன்
குறிப்பிட்டு அவரையும் CC யில் சேர்க்க வேண்டும்.

3. Sign off : மடல் முடிந்த உடன் சும்மா Thanks / Regards என்றில்லாமல் ஒரு வரி எழுதினால் அழகாக இருக்கும்.
நான் உபயோகிக்கும் சில வரிகள்:
Looking forward to hear from you soon, I remain thanking you
Looking forward to hear from you soon and to be associated with you for a long time to come, I remain thanking you
Looking forward to meet you soon, I remain thanking you
Looking forward to have a mutually beneficial relationship with you for a long time to come, I remain thanking you

சில குறிப்புகள்
1. இமெயில் முழுவதும் capital letters உபயோகிப்பது சரியல்ல, அது திட்டுவதற்கு சமமாகக் கருதப்படுகிறது.
2. இமெயில் எழுதி முடித்த பின் ஒரு முறை படித்து பாருங்கள். பல தவறுகள் தெரிய வரும், பல வாக்கியங்களை சுருக்கி அழகாக

உதாரணத்துக்கு எனக்கு வந்த் இந்த இமெயிலைப் படியுங்கள்

HI EVERYBODY,
THERE IS A VERY HAPPY NEWS FROM ABC AND FAMILY!!!!!!!!!!!
WE ARE HAPPY TO INFORM THAT MY DAUGHTER MS. First name'S ALLIANCE HAS BEEN FIXED WITH
MR. First name Last name

THE MARRIAGEOF THIS PROSPECTIVE PAIR HAS BEEN FIXED ON 22ND JANUARY 2010!!!!


KINDLY TREAT THIS AS AN PERSONNAL INVITATION AND GRACE THE PAIR!!!!!!

PLEASE MAKE NECESSARY ARRANGEMENT FOR YOUR PRESENCE DURING THE MARRIAGE!!!!!

THIS IS OUR HUMBLE REQUEST ON THIS OCCASION!!!!!!!!!!!!!!!!

FROM,
MR.& MRS ABC & FAMILY,

இப்போ இப்படி இருந்தால் நல்லா இருக்கும் என்று நான் எழுதியதையும் படிங்க:

Hi All
Trust this email finds you in great shape.

Wish to share a happy news with you..

My daughter X is engaged to y and the marrige is scheduled for January 22nd 2010. Please mark this date on your
calendar and make it to this occassion.

Request you to treat this as our personal invitation and grace the occassion.

Hope to see you all at the venue....

regards
ABC family (நமக்கு நாமே Mr. எல்லாம் போட்டுக்கப்படாது..)
P.S : Your presence is the biggest present for us,So please avoid gifts...


ரெண்டாவது நல்லா இருக்கறா மாதிரி எனக்கு தெரியுது. உங்களுக்கு எப்படி தெரியுதுன்னு பின்னூட்டத்தில சொல்லுங்களேன்...

Wednesday, September 2, 2009

அழகா இமெயில் எழுதலாம் வாங்க

இ மெயில் இன்று நம்மில் பலரின் வாழ்க்கையில் இன்றியமையாதாகப் போய்விட்டது. Personal / Official communication
எல்லாவற்றிற்கும் இன்று நாம் நம்பி இருப்பது இ மெயில்தான். இந்தப் பகுதியில் இ மெயிலில் செய்ய வேண்டிய / செய்யக்கூடாத சில விஷயங்களைப்
பற்றிப் பார்க்கலாம்.

முதலில் (First Firt இல்ல) பேசும்போது இ மெயில் என்று சொல்லிப்பழக வேண்டும், நம்மில் பலர் இன்னும் மெயில் அனுப்பறேன்னே சொல்றோம்.
என்னிடம் நீங்க மெயில் அனுப்புறேன்னு சொன்னா, நான் ஓரிரு நாட்களில் United States Postal service அல்லது Indian Postal service
வழியாக வரும் லெட்டரைத்தான் எதிர்பார்ப்பேன், ஏன்னா நீங்க சொன்னது அதுதான். ஸ்டாம்ப் ஒட்டி (சில சமயம் ஒட்டாமலும்) போஸ்டல் சர்வீஸ் வழியாக
அனுப்புவதுதான் மெயில், கம்ப்யூட்டர் & இண்டெர்நெட் உபயோகித்து அனுப்புவது Electoric Mail in short Email.

இனி இமெயில் பத்தி பாக்கலாம். முதல் விஷயம் Email ID மற்றும் service provider. Official Email ID தேர்ந்தெடுக்கும் உரிமை நமக்கு இல்லை
வடிவேலு.கைப்புள்ள@கோக்ரான்மேக்ரான்.com என்ற format உங்கள் நிறுவனம் உபயோகித்தால் அதை மாற்ற முடியாது, ஆனால் Personal Email ID
தேர்ந்தெடுக்கும் போது கவனம் தேவை. முடிந்த வரையில் உங்கள் பெயரை மட்டும் உபயோகித்து ID create பண்ணுங்கள். நீங்கள் வேலை பார்க்கும்
ஜாதியாக இருந்தால் (Working class) கூடுதல் கவனம் தேவை, ஏன்னா ரெஸ்யூமேவில் அந்த ID தான் இருக்கும். எனக்கு தெரிந்த சிலர் idly2000,
powerbala, hessed,mailmeram,itsmeram என்றெல்லாம் வைத்திருக்கிறார்கள். இதையெல்லாம் ரெஸ்யூமேவில் பார்த்தால் அவரைப் பற்றி ஒரு
Casual Image விழுந்துவிடும், இந்த மாதிரி Fancy ID எல்லாம் chat க்கு வைத்துக்கொள்ளுலாம், ரெஸ்யூமேவில் வேண்டாம்.
Gmail / yahoomail/ Hotmail போன்ற பாப்புலரான domain ஐ தேர்ந்தெடுங்கள், comcast.net போன்ற ISP ID வேண்டாம்.

அடுத்தது பெறுனர் (Receiver's email ID), யாருக்கு இமெயில் அனுப்புறதுன்ற மேட்டர்ல சந்தேகம் ஏதும் இருக்காதுங்கறதால அடுத்த லைனுக்குத்
தாவலாம்.
CC (Carobon copy) - இது ஒரு முக்கியமான பகுதி. இ மெயிலில் சொல்லப்பட்டிருக்கும் விஷயம் யாருக்கெல்லாம் தேவையோ எல்லரையும்
CC இல் கண்டிப்பா சேக்கணும், யாருக்கெல்லாம் தேவையில்லயோ அவங்களை கண்டிப்பா சேக்கக் கூடாது. புடுங்குற ஆணி எல்லாமே தேவையில்லாத
ஆணிங்கறா மாதிரி ஆபீஸ் பாயைத்தவிர எல்லாரையும் CC ல சேர்க்ககூடாது (ராத்திரி லேட்டா வேலை செய்யும் போது இதை பலர் செய்யுறதைப்
பார்க்கிறேன் - அவங்க Hardwork பண்ணுறாங்களாம்- இது எரிச்சலைத்தான் உண்டு பண்ணும்). ஒருவருக்கு அனுப்பும் முதல் மடலில் அவரோட பாஸுக்கு
CC போடக்கூடாது. குறிப்பிட்ட நேரத்துக்குள் அவரிடமிருந்து Reply / Solution கிடைக்கலைன்னா Escalation மடலை பாஸுக்கு அனுப்பலாம் அல்லது
cc இல் சேர்க்கலாம். ஆனா உங்கள் அலுவகத்திலோ அல்லது வர்த்தகத் தொடர்புடைய வேறொரு அலுவகத்திலோ உள்ள ஒருவருக்கு பாராட்டு மடல்
(Appreciation email) அனுப்பும்போது அவருடைய பாஸுக்கு CC போடுங்கள். அடுத்த முறை அவருக்கு ஏதாவது ஒரு Request அனுப்பும்போது
வித்தியாசத்தைப் பாருங்கள்.

Official Communication அனுப்பும்போது தன்னுடைய Personal IDக்கோ நண்பர்களின் ID க்கோ CC அனுப்பாதீர்கள். கண்டிப்பா
அந்த மின்மடல் உங்களுக்கோ நண்பருக்கோ தேவைன்னா BCC அல்லது Forward செய்யுங்கள்.

அடுத்த லைன் BCC (Blind Carbon Copy): Official Communicationல பெறுனருக்குத் தெரியாமல் மற்றொருவருக்கு
அனுப்பும் தேவை அடிக்கடி வராது.. BCC இல் இருப்பவர் அந்த இமெயிலுக்கு பதில் அனுப்ப முடியாது என்பதையும் மறந்து போய் அவர் பதில் அனுப்பி
விட்டால் BCC விஷயம் பெறுனருக்குத் தெரிந்து விடும் என்பதையும் கவனத்தில் கொள்ளவேண்டும்.முடிந்த வரை BCC உபயோகிப்பதை தவிர்க்கணும்,
இன்னாருக்கும் இந்த மடல் செல்கிறது என்பதை பெறுனருக்கும் தெரியப்படுத்துபடி CC போடலாம்.

நம்மில் பலர் Wishes / Invitation / chain emails அனுப்பும்போது நண்பர்கள் அனைவரையும் CC யில் சேர்த்து விடுகின்றனர்.
இது தவிர்க்கப்பட வேண்டிய ஒன்று. இதன் மூலம் அனைவரின் முகவரியும் எல்லோருக்கும் தெரிந்து விடும்.
இ மெயில் அனுப்பும் நண்பரின் whole address book எனக்குத் தேவையில்லாதது மேலும் என்னுடைய முகவரியை அனைவரும் தெரிந்து கொள்வதை
நான் விரும்ப மாட்டேன் (இது பெண்களுக்கு அதிகம் பொருந்தும்), இந்த சமயங்களில் அனைவரின் முகவரிகளையும் BCC யில் சேர்க்க வேண்டும்.

நீங்க கொட்டாவி விட ஆரம்பிக்கறது தெரிகிறது, Body of the email பற்றி அடுத்த பதிவில் பார்க்கலாம், முதல்ல Spoken English இப்போ இ மெயில்
உங்க கழுத்துல ரத்தம் வர்ற வரைக்கும் விடறதா இல்ல...

என்னோட இமெயில் Caption சொல்லி இந்த பதிவ முடிக்கிறேன்

The pessimist complains about the wind; the optimist expects it to change; the realist adjusts the sails,I am a realist...


டிஸ்கி: நான் ஆங்கில அறிஞனோ புரபசரோ இல்ல, communication பத்தி எல்லாம் தெரிஞ்ச Management Guru ம் கிடையாது. என்னோட பதினாறு
வருஷ சர்வீஸ்ல முட்டி மோதி தெரிஞ்சிக்கிட்டத, இந்த பதிவுல போடறேன். எல்லாமே சரின்னு சொல்லலை. தவறு இருந்தால் சொல்லுங்க, திருத்திக்கறேன்.
எனக்குத் தெரிஞ்ச சில விஷயங்கள் பலருக்குத் தெரியாமல் இருக்கலாம், அவிங்களுக்கு இதெல்லாம் பயன்படலாம். நாலு பேருக்கு நல்லது நடக்கும்னா
எவ்வளவு மொக்க வேணா போடலாம்தானே....